Para empezar, debe acceder a la página web www.gobiernobogota.gov.co; luego debe dar clic en el icono de propiedad horizontal para luego dar nuevamente clic en el botón que dice “Genere aquí su certificado de propiedad horizontal”. Ahora, que está en el Sistema de Trámites y Servicios, es necesario que de clic en el botón “Registrarse”, en donde diligenciaras tus datos y escogerás tu usuario y contraseña. Una vez se haya registrado, podrá acceder al sistema ingresando su usuario y contraseña. Ahora, en la sección “Mis trámites” podrá realizar los siguientes trámites de propiedad horizontal:
• Inscripción de la Propiedad Horizontal
• Inscripción o cambio del representante legal y/o revisor fiscal de la Propiedad Horizontal
• Registro de Extinción de la Propiedad Horizontal Para empezar, deberá ingresar en la opción “Consultar Propiedad Horizontal” el número de MATRICULA INMOBILIARIA de la propiedad horizontal sobre la cual desea realizar el trámite de tu interés. Si aparece el mensaje “No se encontró ningún registro” podrá empezar el proceso de inscripción de propiedad horizontal en la opción “Registrar Propiedad”. A continuación, podrá diligenciar los datos solicitados en el formulario de solicitud inscripción de propiedad horizontal. Si la propiedad horizontal no tiene asociado un representante legal, debe dar clic en la opción “Nuevo” que aparece en la sección “Representante legal”. Allí se podrán diligenciar los datos del representante legal de la propiedad horizontal, indicando si es el representante legal titular o suplente o el revisor fiscal; también se deberá indicar la fecha del acta de asamblea que certifica el nombramiento del representante. Después, debe dar clic en la opción “asociar representante legal”. Ahora, deberá adjuntar los documentos solicitados, siguiendo las siguientes recomendaciones:
• El aplicativo solo recibe documentos en formato o de tipo PDF, PNG o JPG.
• Los nombres de los documentos deben ir minúscula y sin espacios • Los nombres de los documentos NO pueden contener tildes, letra ñ, ni caracteres especiales (%&$#?¡, etc)
• El único punto que puede contener el nombre de los documentos es el de la extensión del archivo, el cual, el sistema pone por defecto
• Si se requiere que el nombre del archivo tenga un espacio por favor remplazar los espacios por guion (-) o raya al piso (_). Ejemplo: acta_asamblea-2020 • Los documentos se deben escanear por separado y se deben adjuntar completos
Acta asamblea 20 Megas máximo de tipo pdf,png,jpg Acto administrativo o certificación de propiedad horizontal (opcional) Es obligatorio para tramite de Actualización de la Propiedad Horizontal Acto Administrativo. 6 Megas máximo e tipo pdf,png,jpg Acta consejo (opcional) Solo debe ser opcional para las copropiedades de menos de 30 unidades que no lo tengan estipulado en el reglamento de propiedad horizontal un documento de 6 Megas máximo de tipo pdf,png,jpg Certificado catastral (opcional) 6 Megas máximo de tipo pdf,png,jpg Escritura pública 20 Megas máximo de tipo pdf,png,jpg Documento de aceptación 6 Megas máximo de tipo pdf,png,jpg Copia de documento de identificación de Representante Legal 6 Megas máximo de tipo pdf,png,jpg Certificado de tradición y libertad 6 Megas máximo de tipo pdf,png,jpg Certificado Cámara de Comercio (opcional) 6 Megas máximo de tipo pdf,png,jpg Para finalizar el proceso de inscripción, deberá-mediante la casilla de verificación del final del formulario-, aceptar que es la persona con la facultad para realizar el trámite solicitado; luego de ello debes dar clic en solicitar. Ahora, si lo que desea es solicitar la extinción de la propiedad horizontal, será necesario que introduzcas el NIT de la propiedad en la opción “Consultar Propiedad” y acto seguido, dar clic en “Extinguir”. Deberá adjuntar cada uno de los documentos soporte que se solicitan y finalmente, una vez hayas aceptado que es la persona con la facultad para solicitar la extinción de la propiedad, podrás hacer clic en la opción “Solicitar extinción”. A continuación, le enviamos algunas indicaciones de orden tecnológico que puede seguir para realizar el escaneo y cargue del documento de manera exitosa. Los documentos deben escanearse completos Le comentamos que el cargue del documento de escritura debe ser completo, para el caso particular que nos comenta que es un documento muy extenso, le informamos que la capacidad probada de la plataforma es de alrededor de 900 folios, no obstante, de acuerdo a la indicación hecha por usted del peso del archivo a continuación le enviamos algunas indicaciones de orden tecnológico que puede seguir para realizar el cargue del documento de manera exitosa
• Cargue de documentos: los soportes que adjunto el solicitante (representante y/o Administrador) deber tener un peso no superior a 6mb Acto administrativo, Acta consejo, Certificado catastral, Documento de aceptación, Copia de documento de identificación de Representante Legal, Certificado de tradición y libertad, Certificado Cámara de Comercio y 20 mb Escritura pública y acta de asamblea. En el proceso de digitalización le sugerimos, que tengan en cuenta los siguientes "tips" que permitirán el éxito de esta actividad, entre ellos están que el documento sea escaneado en blanco y negro a 72 ppp (puntos por pulgada o a la menor resolución que permite el scanner que sea legible), esto disminuirá el tamaño del archivo, posteriormente los archivos pueden pasar por un compresor de pdf lo cual reducirá sustancialmente el tamaño del mismo.
• Si la digitalización es realizada a través de una cámara con resolución elevada el documento necesariamente quedara con un peso alto, por lo que aunque puede ser engorroso, la alternativa es tomar pantallazos de cada una de las fotos tomadas, ajustarlas a un documento en Word y guardar este en formato pdf, finalmente el pdf puede ser pasado por un compresor de pdf y así se obtiene un documento que se pueda ajustar a los requisitos de peso que establece la plataforma. De igual manera, adjuntamos a esta se la información que le permitirá descargar el acto administrativo o certificados de propiedad horizontal generados por el aplicativo SI ACTÚA o de manera presencial y los certificados de propiedad horizontal solicitados.
