Las copropiedades que ya cuentan con registro o inscripción en el aplicativo, cuando intentan actualizar el representante, deben ir a SOLICITUD MODIFICAR REPRESENTANTE y aportar los siguientes documentos:
1-Acta de asamblea. 2- Acta de Consejo (si lo tienen por reglamento o por obligación legal). 3-Copia del documento de identidad. 4-Carta de aceptación- y si es persona jurídica la que va a administrar, en un solo archivo aporte carta de aceptación y Certificación de Cámara de Comercio con expedición menor a 30 días. Ahora bien, si pretende también la actualización del (a) Revisor (a) Fiscal, aporte en un solo archivo: a. Carta de aceptación. b- cedula de ciudadanía. C-Tarjeta Profesional y d-Inscripción a la Junta central de Contadores.
*La carta de aceptación debe ser suscrita en la fecha de nombramiento o posterior a ella (nunca antes del nombramiento).
*Para que el revisor fiscal aparezca en el certificado de representación, debe relacionarlo en el capítulo de los representantes legales –como revisor fiscal-
*El certificado catastral es opcional y obligatorio si la copropiedad pretende cambiar la dirección que tiene registrada.
*Certificado de tradición debe tener fecha de expedición menor a 30 días al momento de solicitar la inscripción o registro.
*El certificado de Cámara de Comercio es obligatorio solo cuando el representante legal va a ser una persona jurídica y debe tener expedición menor a 30 días.
*Es importante precisar que por mandato legal (artículo 53 de la Ley 675 de 2001), el número de consejeros de administración debe ser IMPAR.
*El acta de nombramiento debe tener un número, el cual es indispensable porque ese dato sale en el certificado.
*Se certifica máximo un año, ejemplo, si comienza el 28 de febrero de 2021, termina el 27 de febrero de 2022. Además, que es un deber legal realizar asamblea general de copropietarios al menos una vez al año en las fechas estipuladas en el reglamento o en silencio de este, dentro de los tres (3) meses siguientes al vencimiento de cada período presupuestal (dentro de los primeros 3 meses de cada año), según el artículo 39 de la Ley 675 de 2001.
*Tenga en cuenta que las decisiones reglamentarias contrarias a la Ley 675 de 2001, serán consideradas ineficaces (artículo 86 Ley 675 de 2001).
*Respecto a los datos que solicita el aplicativo, tenga en cuenta lo siguiente:
En nombre de propiedad va el solo nombre, ejemplo si la copropiedad se llama EDIFICIO BARILOCHE, allí va solo BARILOCHE y para el ejemplo, en tipo de propiedad seleccione EDIFICIO, y el certificado le saldrá así: EDIFICIO BARILOCHE - PROPIEDAD HORIZONTAL (no escriba ni PH ni PROPIEDAD HORIZONTAL pues el sistema lo agrega por defecto).
La fecha de la matricula es la fecha en la que se registro el reglamento y es diferente ala fecha de la escritura que constituyó el reglamento. (Las dos fechas están en la respectiva anotación en el certificado de tradición.
En localidad y barrio, allí va el lugar donde está físicamente la copropiedad, NO es el lugar donde queda la notaría.
Con respecto a la dirección, no escriba letras adicionales como AGAGAG u otras, pues la dirección en la certificación le saldría así, ejemplo: calle 125 # 35-84 AGAGAG (lo cual invalida la dirección de la copropiedad).
En el capítulo del representante: La fecha del acta que se solicita es la fecha del nombramiento, que por lo general es el Consejo quien efectúa el nombramiento de conformidad con el artículo 50 de la Ley 675 de 2001, solo en casos excepcionales lo hace la Asamblea General de Copropietarios, como cuando en el reglamento no lo tienen establecido (El Consejo) o cuando no tienen el deber legal pues el número de coeficientes es menor a 30 unidades (Ver artículo 53 Ley 675 de 2001).
Los datos que solicita el aplicativo y que tienen un asterisco rojo (*) son obligatorios
Los documentos los debe cargar al sistema en el lugar diseñado para ello.
Las copropiedades inscritas en la Alcaldía Local de La Candelaria, que pretenden hacer su inscripción o registro en el aplicativo, es obligatorio cargar certificación de personería jurídica anterior (La que expide la Alcaldía Local), para que el sistema no la confunda con una copropiedad nueva.
Tenga en cuenta que el sistema da la oportunidad de realizar una subsanación antes de rechazar la inscripción, por lo tanto, para evitar rechazos definitivos, que hacen que tenga que crear nuevamente la solicitud desde el comienzo y genera reprocesos y/o revisiones reiterativas en el aplicativo, es muy importante que al momento de realizar la subsanación se revise que toda la información registrada sea correcta y se hayan realizado las correcciones solicitadas por la Alcaldía Local de La Candelaria.
